Как найти администратора, сколько ему платить и какие у него обязанности и мотивация.

Администратор — это человек, который помогает всей точке работать как единый механизм.
Он находится на пересечении сразу нескольких процессов: гости, заказы, кухня, касса, сотрудники и доставка. От того, насколько хорошо администратор организует работу смены, зависит скорость обслуживания, количество ошибок и впечатление клиента от заведения.

Поэтому при открытии суши-бара важно не просто найти человека с опытом работы администратором, а определить, какие задачи он должен выполнять, за что отвечает и как должен действовать в течение смены.

В этой статье разберём, что входит в обязанности администратора суши-бара, как проходит его рабочий день и что важно проверить перед самостоятельной работой.

1. Зачем нужен администратор в суши-баре

Если повар отвечает прежде всего за кухню, а курьер — за доставку, то администратор связывает эти процессы между собой.

Он должен видеть ситуацию на точке в целом:

• хватает ли сотрудников;

• всё ли готово к работе;

• как идёт приготовление заказов;

• нет ли задержек;

• все ли заказы правильно оформлены;

• готовы ли заказы к выдаче;

• успевают ли курьеры;

• есть ли вопросы или проблемы у гостей.

По сути, администратор отвечает за организацию работы точки в течение смены.

Его задача — не выполнять всю работу самостоятельно, а следить за тем, чтобы каждый сотрудник выполнял свою часть процесса.

За какие процессы отвечает администратор

В зависимости от формата заведения и внутренних стандартов в его зоне ответственности могут находиться:

• работа с гостями;

• организация работы сотрудников;

• контроль заказов;

• кассовая дисциплина;

• взаимодействие с кухней;

• работа с курьерами;

• контроль порядка;

• решение возникающих проблем.

!В нашей франшизе Суши Love список обязанностей администратора сформирован в должностной инструкции по ссылке, но пока она доступна только действующим партнёрам сети.

2. Обязанности администратора суши-бара

Работу администратора удобно разделить на несколько направлений.

Работа с гостями

Администратор — один из основных людей, с которыми взаимодействует клиент.

Он может:

• встречать гостей;

• отвечать на вопросы;

• помогать с выбором;

• принимать обратную связь;

• решать возникающие проблемы;

• контролировать качество обслуживания.

Даже если большая часть заказов оформляется онлайн, клиентский сервис остаётся важной частью работы администратора.

Главное — чтобы гость получил понятную информацию и быстрое решение своего вопроса.

Работа с сотрудниками

Администратор организует работу команды во время смены.

Он должен понимать:

• кто сегодня работает;

• какие задачи стоят перед сотрудниками;

• кто находится на кухне;

• кто отвечает за доставку;

• где сейчас возникает нагрузка;

• нужно ли перераспределить задачи.

Если один сотрудник перегружен, а другой свободен, администратор должен вовремя это заметить и организовать работу соответствующим образом.

Работа с заказами

Одна из основных задач администратора — контролировать движение заказов.

Важно видеть весь процесс:

заказ поступил → принят в работу → приготовлен → проверен → выдан или передан курьеру → доставлен клиенту.

Администратор должен оперативно реагировать, если на каком-то этапе возникает задержка.

Например, если заказ должен быть уже готов, но кухня не успевает его приготовить, важно не обнаружить проблему спустя полчаса, а увидеть её заранее и принять необходимые меры.

Работа с кассой

В зависимости от организации работы точки администратор может отвечать за:

• работу с кассой;

• оформление продаж;

• возвраты;

• закрытие кассовой смены;

• соблюдение кассовой дисциплины.

!!! Добавить конкретные кассовые обязанности администратора из стандартов Суши Love, если они отличаются от общего описания.

Взаимодействие с кухней

Администратор не заменяет повара, но должен контролировать работу кухни.

Он следит за тем, чтобы:

• заказы своевременно принимались в работу;

• кухня соблюдала установленные стандарты;

• не возникало необоснованных задержек;

• готовые заказы своевременно передавались дальше;

• проблемные ситуации решались оперативно.

При этом задача администратора — не постоянно вмешиваться в работу поваров, а контролировать результат и помогать организовать процесс.

Работа с курьерами

Администратор координирует передачу заказов курьерам и контролирует процесс доставки.

Он должен понимать:

• какой заказ готов;

• какой курьер его забирает;

• куда направляется заказ;

• есть ли задержка;

• какие проблемы возникли во время доставки.

Если курьер задерживается или возникает проблема с клиентом, администратор должен своевременно подключиться к ситуации.

Контроль порядка

Администратор следит не только за сотрудниками и заказами, но и за общим состоянием точки.

В зависимости от формата это может включать:

• порядок в зале;

• чистоту рабочих зон;

• состояние кассовой зоны;

• внешний вид сотрудников;

• наличие необходимых расходных материалов.

3. Как проходит рабочая смена администратора

Работу администратора удобно представить как последовательность этапов:

Открытие смены → подготовка → работа с заказами → контроль кухни → контроль доставки → закрытие смены.

Разберём каждый этап.

Открытие смены

До начала работы администратор должен убедиться, что точка готова принимать первые заказы.

В зависимости от формата заведения он проверяет:

• присутствие сотрудников;

• готовность рабочих мест;

• состояние зала и кассовой зоны;

• готовность оборудования;

• наличие необходимых расходных материалов;

• готовность кухни к работе.
  По ссылке можно посмотреть видео рабочего дня администратора нашей сети Суши Love.

Подготовка к работе

После проверки точки администратор организует начало смены.

Он распределяет задачи, проверяет готовность команды и обращает внимание на возможные проблемы, которые могут повлиять на работу в течение дня.

Главная задача — не ждать появления проблемы, а постараться предотвратить её заранее.

Работа с заказами

После открытия начинается основной рабочий процесс.

Администратор контролирует движение заказов и следит за тем, чтобы они проходили все этапы без ненужных задержек.

Особенно важно контролировать ситуацию во время повышенной нагрузки.

Контроль кухни

В течение смены администратор отслеживает:

• скорость приготовления;

• загрузку кухни;

• соблюдение стандартов;

• наличие проблем с заказами;

• своевременную передачу готовых блюд.

Если появляется задержка, администратор выясняет причину и помогает организовать решение.

Контроль доставки

Если точка работает с собственной доставкой, администратор следит за передачей заказов курьерам и их дальнейшим движением.

Здесь особенно важно не допускать ситуации, когда готовый заказ долго находится на точке в ожидании доставки.

Закрытие смены

После окончания основного рабочего процесса администратор подводит итоги смены.

В зависимости от внутренних правил он проверяет:

• состояние точки;

• выполнение необходимых задач;

• кассу;

• рабочие зоны;

• оборудование;

• остатки и расходные материалы;

• передачу информации следующей смене.

4. Что администратор контролирует на кухне

Администратор не должен постоянно находиться рядом с каждым поваром и контролировать каждое движение.

Его задача — смотреть на результат работы кухни.

Соблюдение стандартов

Блюда должны готовиться в соответствии с установленными рецептурами и технологиями.

Администратор контролирует соблюдение требований, предусмотренных стандартами заведения.

Скорость приготовления

Важно отслеживать не только уже просроченные заказы, но и ситуацию на кухне в целом.

Если количество заказов резко увеличилось, администратор должен понимать, справляется ли команда с текущей загрузкой.

Комплектация

Перед выдачей заказа необходимо убедиться, что он собран полностью.

Ошибка в комплектации может привести к недовольству клиента и повторной доставке.

Качество выдачи

Администратор контролирует, что готовый заказ соответствует требованиям перед тем, как его передадут клиенту или курьеру.

5. Работа администратора с курьерами

Доставка — отдельный важный процесс, который необходимо координировать.

Администратор должен понимать, какие заказы готовы, какие курьеры свободны и какие доставки необходимо выполнить в первую очередь.

Передача заказа

Перед передачей заказа курьеру необходимо убедиться, что:

• заказ готов;

• он предназначен правильному клиенту;

• комплектация проверена;

• курьер получил необходимую информацию.

Контроль доставки

После передачи заказа администратор должен иметь возможность понимать статус доставки.

Если возникают задержки, необходимо своевременно связаться с курьером и при необходимости — с клиентом.

Решение проблемных ситуаций

В доставке могут возникнуть разные ситуации:

• курьер задерживается;

• клиент не отвечает;

• изменился адрес;

• заказ приехал не полностью;

• клиент недоволен доставкой.

У администратора должен быть понятный алгоритм действий в таких случаях.
Мы рекомендуем вот эту механику работы с недовольным гостем

6. Каким должен быть администратор

Хороший администратор — это не просто человек, который умеет работать с кассой.

Ему приходится одновременно держать в поле зрения несколько процессов, поэтому важны следующие качества.

Ответственность

Администратор должен понимать, что во время смены он отвечает за организацию работы точки и не может игнорировать возникающие проблемы.

Коммуникабельность

Ему приходится общаться с:

• гостями;

• поварами;

• курьерами;

• руководителем;

• другими сотрудниками.

Поэтому важно уметь спокойно и понятно доносить информацию.

Внимательность

Нужно одновременно следить за заказами, сотрудниками, гостями и текущей ситуацией на точке.

Умение работать в многозадачности

В течение одной минуты администратору может понадобиться ответить гостю, решить вопрос с курьером и проверить задерживающийся заказ.

Поэтому важно уметь определять приоритеты и не терять контроль над остальными задачами.

Способность принимать решения

Администратор должен не только фиксировать проблему, но и понимать, какие действия необходимо предпринять в рамках своих полномочий.

7. Как обучить администратора

Даже опытному администратору необходимо изучить правила конкретного заведения.

В каждой сети свои:

• меню;

• стандарты обслуживания;

• правила работы с заказами;

• кассовые процессы;

• требования к кухне;

• порядок взаимодействия с курьерами;

• алгоритмы решения проблемных ситуаций.

Поэтому обучение администратора должно включать не только теоретическое знакомство с инструкциями, но и практику.

Будущий сотрудник должен понимать, как проходит обычная смена от открытия до закрытия, и что делать в нестандартных ситуациях.

Для обучения можно использовать существующие материалы базы знаний Суши Love.

8. Чек-лист администратора

Перед началом смены

☐ Все сотрудники прибыли на работу
☐ Рабочие места готовы
☐ Кухня готова к работе
☐ Касса и необходимое оборудование готовы
☐ В точке порядок
☐ Есть необходимые расходные материалы
☐ Сотрудники знают свои задачи на смену

!!! Добавить пункты из официального чек-листа открытия Суши Love.

Во время смены

☐ Контролируется движение заказов
☐ Кухня справляется с текущей загрузкой
☐ Соблюдаются стандарты приготовления
☐ Заказы проверяются перед выдачей
☐ Курьеры своевременно получают готовые заказы
☐ Контролируется качество обслуживания
☐ Проблемные ситуации решаются без задержек
☐ На точке поддерживается порядок

Перед закрытием

☐ Все необходимые заказы обработаны
☐ Касса закрыта
☐ Рабочие зоны приведены в порядок
☐ Оборудование проверено
☐ Необходимые остатки и расходные материалы проверены
☐ Важная информация передана следующей смене/руководителю

!!! Добавить официальный чек-лист закрытия смены Суши Love.

Главное в работе администратора

Администратор — это связующее звено между гостями, кухней, сотрудниками и доставкой.

Его задача — не делать работу за всех, а организовать процессы так, чтобы каждый сотрудник понимал свою ответственность, а заказ проходил путь от оформления до клиента без лишних задержек и ошибок.

Поэтому при найме администратора важно смотреть не только на опыт работы, но и на внимательность, ответственность, коммуникацию и способность одновременно контролировать несколько процессов.

А уже после найма — дать сотруднику понятные инструкции и обучение.

Для точек Суши Love основой такой подготовки становятся внутренние стандарты и база знаний сети.

Что изучить дальше

→ Повар в суши-баре: обязанности, требования и сколько поваров нужно

→ Курьер в суши-баре: обязанности и организация доставки

→ Сколько сотрудников нужно для суши-бара и кого нанимать

Основные поисковые запросы:

• администратор суши-бара

• обязанности администратора суши-бара

• что делает администратор суши-бара

• обязанности администратора ресторана

• администратор суши бара обязанности

• требования к администратору суши-бара

• работа администратором в суши-баре

• что входит в обязанности администратора

• должностные обязанности администратора суши-бара

• администратор ресторана обязанности

• обязанности администратора кафе

• чек-лист администратора ресторана